外国人を採用する際には、雇用契約の前に在留資格に関わる各種手続きが必要です。海外から人材を招く場合や新卒採用、中途採用などシーンによって必要な申請は異なります。ここでは、受入前に押さえておくべき手続きを整理しました。
① 海外在住者採用の場合
在留資格認定証明書交付申請
海外在住の外国人を新規採用する際に出入国在留管理局に行う手続きです。交付された在留資格認定証明書を海外に送り、現地の日本大使館・総領事館でビザの発給手続きを受けて来日します。
重要： 「認定証明書」がなければ現地の大使館でビザが発給されないため、採用スケジュールはこの手続きに大きく左右されます。
事例： 人手不足の介護施設が海外から人材を採用する際、申請の遅れで入国が数か月先延ばしになり、現場の体制が一時的に崩れたケースがあります。
② 新卒採用の場合
在留資格変更許可申請
日本に在住する外国人で「留学」や「家族滞在」などの就労できない在留資格から、就労できる在留資格に変更するために出入国在留管理局に行う手続きです。
重要： 特に新卒採用では、卒業から就労開始までの期間が限られているため、手続きが遅れると就職日に間に合わないリスクがあります。
事例： 留学生を新卒採用する際、在留資格変更の申請を卒業直前に行った結果、審査が長引いて入社日を後ろ倒しせざるを得なかった企業があります。
③ 中途採用の場合
就労資格証明書交付申請
就労資格はすでに持っていても、担ってもらいたい仕事が応募してきた外国人の在留資格に該当するかを確認する必要があります。転職後の仕事内容がその外国人が持っている在留資格に該当するかを審査する「就労資格証明書交付申請」の制度を利用することで、ミスマッチを事前に防ぐことができます。また、この就労資格証明書を申請することにより、同じ勤務先内で異動や配置転換があった際も、在留資格に影響がないか確認することができます。
重要： 「資格証明書」を取得しておくことで、採用後に「実は業務範囲が合わなかった」という不法就労リスクを回避できます。ミスマッチが判明または自明の場合は、次のステップである④在留資格変更許可申請を検討しましょう。
事例： 同業他社からの転職で「前職と同じ業務なので大丈夫」と判断して申請せずに採用した結果、実際の業務が資格外と見なされ、雇用契約を継続できなくなった例があります。
④ 在留資格変更許可申請
採用したい外国人が持っている在留資格が、就いてもらおうと思う業務に該当しない場合には、該当する在留資格への変更許可申請が必要になります。
重要： 資格外活動のまま就労させると不法就労となり、企業側も処罰対象になる可能性があります。
事例： アルバイトとして働いていた留学生を正社員採用する際、資格変更を行わずに勤務を続けさせたため、企業も指導対象となったケースがあります（※本件の場合、週28時間以内の就労であっても留学生卒業をもって違法となり得ます）。
よくあるトラブル
同業他社で働いていた外国人が求人に応募してきて、「前の会社でも同じ仕事をしていたから、このビザ（在留資格）で問題ないです」と言ってきたとしても、別の業務に就いてもらう内容で在留資格の申請を行っていて、今勤めている業務は実はやってはいけないものであったというケースが多発しています。
重要： 「前職でやっていたから大丈夫」という自己申告を鵜呑みにせず、必ず就労資格証明書や在留資格変更で確認することが肝要です。
まとめ｜受入前の手続きを正しく理解することが採用成功のカギ
外国人採用を行う前には、
- 海外在住者の場合は在留資格認定証明書交付申請
- 新卒採用の場合は在留資格変更許可申請
- 中途採用の場合は就労資格証明書交付申請
- 必要に応じた在留資格変更許可申請
といった手続きを踏む必要があります。
これらを正しく理解し、適切に対応することが、外国人採用の成功と不許可回避につながります。
外国人採用につき、もしお悩みの場合は、気兼ねなくフォームよりご相談ください。